Mitland Hotel Utrecht - Vacatures - Assistent front office manager
Kenmerken van de functie
Leiden van de (tot ca. 10-12) medewerkers (als verantwoordelijke voor de
front office), waaronder plannen, regelen, aansturen van de medewerkers in
de werkuitvoering en personeelsbeheer.
Organisatie
Directe chef : afdelingsmanager.
Geeft leiding aan : ca. 10 tot 12 medewerkers (waaronder leerlingen,
parttimers, nachtportiers en stagiaires).
Belangrijkste
verantwoordelijkheden en taken
• Leidinggeven aan de medewerkers die belast
zijn met de dag- en nachtreceptie, serviceverlening aan gasten, toezicht
op veiligheid, sleutelbeheer en nacht-audit. Daartoe o.m.:
• Opstellen van
werkroosters, regelen van voldoende bezetting (parttimers,
oproepkrachten), regelen van verlof;
• Mede selecteren van nieuwe medewerkers,
regelen van opleiding/inwerking, uitvoeren van beoordelingen.
• Coördineren/regelen van de uitvoering van de
werkzaamheden in de receptie. Daartoe o.m.:
• Toewijzen van werkzaamheden, geven van
aanwijzingen/instructies;
• Toezien op de voortgang en de
uitvoeringskwaliteit van de werkzaamheden;
• Uitvoeren van controles op een correcte en
voorgeschreven administratieve verwerking van de nacht-audit;
• Afstemmen van bijzonderheden/problemen e.d.
met andere afdelingen;
• Behandelen van vragen/klachten van gasten,
in laatste instantie; zo nodig nemen van beslissingen in overleg met
leidinggevende.
• Voorstellen aan leidinggevende van
verbeteringen/veranderingen in werkmethoden, procedures, aanpassing van
apparatuur e.d., op basis van praktijkervaringen en suggesties van gasten.
• Verrichten van de werkzaamheden van de
referentiefunctie “receptionist” (zie referentiefunctie-omschrijving
receptionist).
Overige informatie en
bezwarende omstandigheden
• Geven van informatie, toelichtingen e.d.
aan gasten in een vreemde taal.
• Corrigerend optreden naar medewerkers.
• Toezien op de naleving van de voorschriften op het
gebied van veiligheid, Arbo en werk- en presentatiemethoden (huisstijl).
• Staand en soms plaatsgebonden werken, bij zelf
meewerken.
• Soms sprake van
werkdruk bij pieken in het werkaanbod (gelijktijdig in- en uitchecken van
gasten en bedienen van de telefooncentrale), bij zelf meewerken.
|
